4. Voicebox einrichten

Voicebox einrichten




2.1 Verfügbare Voiceboxen

Wählen Sie auf der linken Seite die Voicebox aus, welche Sie einrichten möchten. In unserem Beispiel wird die Voicebox “Alle Mitarbeiter besetzt“ (10000) eingerichtet. 


2.2 Name

Der Name kann individuell gesetzt werden und hilft bei der Orientierung bei Anpassungen und Änderungen.    


2.3 Pin

Der PIN wird nur benötigt, wenn Sie die Voicebox via Telefon abrufen oder Änderungen vornehmen möchten. Weitere Informationen zur Bearbeitung via Telefon finden Sie unter Punkt 2.8.3


2.4 Inhaber

Die Voicebox muss einer Telefonnummer (Inhaber) zugewiesen werden. Die Inhaber Telefonnummer kann die Voicebox ohne PIN Eingabe telefonisch bearbeiten. Weitere Informationen zur Bearbeitung via Telefon finden Sie unter Punkt 2.8.3

   

2.5 Zuteilung

Die Voicebox kann individuell an Telefonnummern zugeteilt werden. Die Zuteilung erfolgt mit einem Klick auf die entsprechende Telefonnummer. Auf der linken Seite finden Sie die verfügbaren Telefonnummern und rechts die zugeteilten Telefonnummern. Sie können die Einstellung jederzeit ändern. 

→ Das Symbol   im Anrufverhalten der zugeteilten Telefonnummer wird in der Telefonnummer Übersicht orange.


2.6 Mode

Sie haben zwei Möglichkeiten die Voicebox Mitteilung abzurufen.


2.5.1 Speichern & via E-Mail zustellen

Die Voicebox Nachrichten werden in Ihrem persönlichen Kunden-Portal gespeichert und zudem an die hinterlegte(n) E-Mailadresse(n) zugestellt. Die Speicherung der Voicebox Nachrichten ist auf 100 Nachrichten limitiert. Wenn die maximale Anzahl erreicht ist, können keine weiteren Nachrichten gespeichert und verschickt werden.


2.5.2 Via E-Mail zustellen

Die Voicebox Nachrichten werden nur an die hinterlegte(n) E-Mailadresse(n) zugestellt. Die Nachrichten können danach nicht mehr abgerufen werden.    


2.7 E-Mail Empfänger

Hier können Sie alle E-Mailadresse erfassen, welche eine E-Mail mit der Voicebox Nachricht erhalten sollen. Mit einem Klick auf “+“ können Sie weitere E-Mailadressen erfassen.  

 

2.8 Ansage

Sie haben die Möglichkeit eine persönliche Ansage aufzunehmen, hochzuladen oder via Telefon aufzunehmen.    


2.8.1 Ansage abhören und herunterladen

Mit der Play Taste  können Sie die aufgenommene Ansage abspielen und die Lautstärke einstellen. Mit dem Symbol  können Sie das aufgenommene Sprachfile herunterladen und speichern. Somit können Sie jederzeit die gespeicherte Datei hochladen.


2.8.2 Ansage aufnehmen

Um eine persönliche Ansage aufzunehmen oder hochzuladen klicken Sie auf das Symbol .    


2.8.2.1 Ansage aufnehmen

Voraussetzung für die Aufnahme ist ein Mikrofon.


1. Starten Sie die Aufnahme mit der Record Taste 

2. Beenden Sie die Aufnahme mit der Stop Taste 

3. Mit der Play Taste    können Sie die aufgenommene Ansage abspielen.    

4. Bestätigen Sie die Aufnahme mit dem Button SPEICHERN.


2.8.2.2 Ansage hochladen

In diesem Tool können Sie Ihre persönliche Voicebox Ansage hochladen. Die Maximale Grösse der Audio-Datei darf 5 MB nicht überschreiten, ansonsten kann die Datei nicht hochgeladen werden.

 

1. Über den Button SELECT FILE können Sie die gewünschte Audio-Datei (WAV- oder MP3-Datei) auf Ihrem Computer auswählen und hochladen. Bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button SPEICHERN.


2.8.3 Neue Ansage aufnehmen


1. Wählen Sie die Voicebox-Nummer z.B. 10000 von einer Nebenstelle desselben Accounts. 

2. Geben Sie bitte den PIN aus den Einstellungen ein und bestätigen Sie dies mit Raute (#)

3. Wählen Sie 5 um die Einstellungen zu ändern

4. Nach dem Signalton können Sie die Ansage aufnehmen. Bitte bestätigen Sie diese anschliessend mit einer beliebigen Taste.

5. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie 1

6. Um diese erneut abzuspielen wählen Sie 2

7. Um diese neu aufzunehmen wählen Sie 3

8. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie 1  


2.9 KÜNDIGEN

Über den Button KÜNDIGEN können Sie die Voicebox löschen. Mit der Kündigung werden alle Einstellungen gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden!