Voicebox einrichten
Eine Voicebox kann für sämtliche Telefonnummern in Ihrem phonestar* Konto verwendet werden. Die Einstellungen können jederzeit angepasst und erweitert werden.
Für die Aktivierung klicken Sie auf den Button VOICEBOX BESTELLEN.
1.1 Namen
Geben Sie der Voicebox einen individuellen “Namen“ (Bsp “Alle Mitarbeiter besetzt“ oder “Öffnungszeiten“ geben. Der Name kann danach jederzeit angepasst werden.
1.2 Interne Nummer
Die interne Nummer (Bsp. 10000) wird für spezifische Weiterleitungen direkt auf die Voicebox verwendet oder zum Einrichten der Voicebox auf dem Endgerät (Telefon). Im Normalfall müssen Sie diese nicht ändern.
Bestätigen Sie die Eingaben mit dem Button ERSTELLEN. Danach wird die Voicebox aufgeschaltet und Sie können diese einrichten.
2. Voicebox einrichten
2.1 Verfügbare Voiceboxen
Wählen Sie auf der linken Seite die Voicebox aus, welche Sie einrichten möchten. In unserem Beispiel wird die Voicebox “Alle Mitarbeiter besetzt“ (10000) eingerichtet.
2.2 Name
Der Name kann individuell gesetzt werden und hilft bei der Orientierung bei Anpassungen und Änderungen.
2.3 Pin
Der PIN wird nur benötigt, wenn Sie die Voicebox via Telefon abrufen oder Änderungen vornehmen möchten. Weitere Informationen zur Bearbeitung via Telefon finden Sie unter Punkt 2.8.3
2.4 Inhaber
Die Voicebox muss einer Telefonnummer (Inhaber) zugewiesen werden. Die Inhaber Telefonnummer kann die Voicebox ohne PIN Eingabe telefonisch bearbeiten. Weitere Informationen zur Bearbeitung via Telefon finden Sie unter Punkt 2.8.3
2.5 Zuteilung
Die Voicebox kann individuell an Telefonnummern zugeteilt werden, damit diese in den automatische Ringruf (Endgeräte --> Weiterleitungen --> Voicebox) eingebunden wird. Die Zuteilung erfolgt mit einem Klick auf die entsprechende Telefonnummer. Auf der linken Seite finden Sie die verfügbaren Telefonnummern und rechts die zugeteilten Telefonnummern. Sie können die Einstellung jederzeit ändern. Zudem können Sie die Voicebox-Nummer auch direkt in der Weiterleitung eingeben und somit kann diese dann zeitgesteuert genutzt werden.
→ Das Symbol im Anrufverhalten der zugeteilten Telefonnummer wird in der Telefonnummer Übersicht orange.
2.6 Mode
Sie haben zwei Möglichkeiten die Voicebox Mitteilung abzurufen.
2.5.1 Speichern & via E-Mail zustellen
Die Voicebox Nachrichten werden in Ihrem persönlichen Kunden-Portal gespeichert und zudem an die hinterlegte(n) E-Mailadresse(n) zugestellt. Wenn die Voicebox Nachrichten auf dem Endgerät (Telefon) angezeigt werden sollen, dann müssen Sie zwingend Speichern & via E-Mail zustellen einstellen.
Hinweis: Die Speicherung der Voicebox Nachrichten ist auf 100 Nachrichten limitiert. Wenn die maximale Anzahl erreicht ist, können keine weiteren Nachrichten gespeichert und verschickt werden.
2.5.2 Via E-Mail zustellen
Die Voicebox Nachrichten werden nur an die hinterlegte(n) E-Mailadresse(n) zugestellt.
2.7 E-Mail Empfänger
Hier können Sie alle E-Mailadresse erfassen, welche eine E-Mail mit der Voicebox Nachricht erhalten sollen. Mit einem Klick auf “+“ können Sie weitere E-Mailadressen erfassen.
2.8 Ansage
Sie haben die Möglichkeit eine persönliche Ansage aufzunehmen, hochzuladen oder via Telefon aufzunehmen.
2.8.1 Ansage abhören und herunterladen
Mit der Play Taste können Sie die aufgenommene Ansage abspielen und die Lautstärke einstellen. Mit dem Symbol
können Sie das aufgenommene Sprachfile herunterladen und speichern. Somit können Sie jederzeit die gespeicherte Datei hochladen.
2.8.2 Ansage aufnehmen
Um eine persönliche Ansage aufzunehmen oder hochzuladen klicken Sie auf das Symbol .
2.8.2.1 Ansage aufnehmen
Voraussetzung für die Aufnahme ist ein Mikrofon.
1. Starten Sie die Aufnahme mit der Record Taste
2. Beenden Sie die Aufnahme mit der Stop Taste
3. Mit der Play Taste können Sie die aufgenommene Ansage abspielen.
4. Bestätigen Sie die Aufnahme mit dem Button SPEICHERN.
2.8.2.2 Ansage hochladen
In diesem Tool können Sie Ihre persönliche Voicebox Ansage hochladen. Die Maximale Grösse der Audio-Datei darf 5 MB nicht überschreiten, ansonsten kann die Datei nicht hochgeladen werden.
1. Über den Button SELECT FILE können Sie die gewünschte Audio-Datei (WAV- oder MP3-Datei) auf Ihrem Computer auswählen und hochladen. Bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button SPEICHERN.
2.8.3 Neue Ansage aufnehmen
1. Wählen Sie die Voicebox-Nummer z.B. 10000 von einer Nebenstelle desselben Accounts.
2. Geben Sie bitte den PIN aus den Einstellungen ein und bestätigen Sie dies mit Raute (#)
3. Wählen Sie 5 um die Einstellungen zu ändern
4. Um die Ansage aufzunehmen wählen Sie Taste 1
5. Nach dem Signalton können Sie die Ansage aufnehmen.
6. Bitte bestätigen Sie diese anschliessend mit einer beliebigen Taste.
7. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie Taste 1
8.Um diese erneut abzuspielen wählen Sie Taste 2
9. Um diese neu aufzunehmen wählen Sie Taste 3
10. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie Taste 1
2.9 Nur Ansage
Wenn diese Funktion aktiviert ist, hört der Anrufer nur die Mitteilung und kann keine Nachricht hinterlegen. Der Anruf wird nach der Ansage aufgelegt.
2.10 KÜNDIGEN
Über den Button KÜNDIGEN können Sie die Voicebox löschen. Mit der Kündigung werden alle Einstellungen gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden!
3. Zugriff Voicebox via Telefon
In den Einstellungen der Voicebox können Sie eine Telefonnummer als Inhaber definieren. Die Nebenstellen unter der Inhaber Telefonnummer können auf die Voicebox via Telefon zugreifen ohne den PIN eingeben zu müssen. Die Voicebox ist für alle Nebenstellen im phonestar* Konto unter der Voicebox Nummer (z.B. 10000) erreichbar. Gemäss Punkt 2. PIN dieser Anleitung
3.1 Nachricht abhören
Wählen Sie Taste 1 um neue Nachricht abzuhören
Möglichkeiten:
1. Um zu speichern wählen Sie Taste 1
2. Um die Nachricht erneut zu hören wählen Sie Taste 2
3. Um die Nachricht zu löschen wählen Sie Taste 7
4. Um zum Menu zurückzukehren wählen Sie Taste 0
→ Der Mode muss zwingend auf Speichern & via E-Mail zustellen gestellt sein, damit die Voicebox Nachrichten via Telefon abgehört werden können.
3.2 Neue Ansage aufnehmen oder Einstellungen ändern
1. Wählen Sie die Voicebox-Nummer z.B. 10000 von einer Nebenstelle desselben Accounts.
2. Geben Sie bitte den PIN aus den Einstellungen ein und bestätigen Sie dies mit Raute (#)
3. Wählen Sie 5 um die Einstellungen zu ändern
4. Nach dem Signalton können Sie die Ansage aufnehmen. Bitte bestätigen Sie diese anschliessend mit einer beliebigen Taste.
5. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie Taste 1
6. Um diese erneut abzuspielen wählen Sie Taste 2
7. Um diese neu aufzunehmen wählen Sie Taste 3
8. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie Taste 1
→ Die Voicebox ist nur für die zugeteilten Telefonnummern aktiv!
3.3 Struktur des Voicebox-Menüs via Telefon
Anhand dieser Anleitung können Sie die Voicebox via Telefon konfigurieren oder erhaltene Mitteilungen abhören und löschen.
Struktur des Voicebox-Menüs
Wählen Sie Taste 1 um neue Nachricht abzuhören
Möglichkeiten:
1. Um zu speichern wählen Sie Taste 1
2. Um die Nachricht erneut zu hören wählen Sie Taste 2
3. Um die Nachricht zu löschen wählen Sie Taste 7
4. Um zum Menu zurückzukehren wählen Sie Taste 0
Wählen Sie 2 um gespeicherte Nachrichten abzuhören
Möglichkeiten:
1. Um zu speichern wählen Sie Taste 1
2. Um die Nachricht erneut zu hören wählen Sie Taste 2
3. Um die Nachricht zu löschen wählen Sie Taste 7
4. Um zum Menu zurückzukehren wählen Sie Taste 0
Wählen Sie 5 um die Einstellungen zu ändern
Um die Ansage aufzunehmen wählen Sie Taste 1
→ Nach dem Signalton können Sie eine temporäre Ansage aufnehmen. Bitte bestätigen Sie diese anschliessend mit einer beliebigen Taste.
Möglichkeiten:
1. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie Taste1
2. Um diese erneut abzuspielen wählen Sie Taste 2
3. Um diese neu aufzunehmen wählen Sie Taste 3
Um Ihren Namen aufzunehmen wählen Sie Taste 2
→ Nach dem Signalton können Sie eine temporäre Ansage aufnehmen. Bitte bestätigen Sie diese anschliessend mit einer beliebigen Taste.
Möglichkeiten:
1. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie Taste 1
2. Um diese erneut abzuspielen wählen Sie Taste 2
3. Um diese neu aufzunehmen wählen Sie Taste 3
Um das Passwort zu ändern wählen Sie Taste 3
1. Bitte neues Passwort (4-stellig) eingeben und mit # (Rautetaste) bestätigen
2. Um zu bestätigen bitte das neue Passwort erneut eingeben und mit # (Rautetaste) bestätigen
Um eine temporäre Ansage aufzunehmen wählen Sie Taste 4
→ Nach dem Signalton können Sie eine temporäre Ansage aufnehmen. Bitte bestätigen Sie diese anschliessend mit einer beliebigen Taste.
Möglichkeiten:
1. Um diese Aufnahme zu speichern wählen Sie Taste 1
2. Um diese erneut abzuspielen wählen Sie Taste 2
3. Um diese neu aufzunehmen wählen Sie Taste 3
4. Um eine temporäre Ansage zu löschen und die normale Ansage wieder herzustellen wählen Sie Taste 5
4. Zugriff Voicebox via externes Telefon
1. Wählen Sie Telefonnummer auf welcher die Voicebox aktiv ist.
2. Während der Voicebox-Ansage können Sie mit dem Tastencode *1 in das Voicebox Menü gelangen und sich mit der Voicebox PIN einloggen.
3. Geben Sie nun den PIN gemäss Voicebox Einstellungen (Punkt 2. PIN) ein und bestätigen Sie dies mit der Raute (#)
5. Voicbox Nachrichten
Die Voicebox Nachrichten können ganz einfach über das phonestar* Konto über das Menü → phonestar* PBX → Voiceboxen → Voicebox Nachrichten abgehört, gespeichert oder gelöscht werden.
→ Die Speicherung der Voicebox Nachrichten ist auf 100 Nachrichten limitiert. Wenn die maximale Anzahl erreicht ist, können keine weiteren Nachrichten gespeichert und verschickt werden.
5.1 Voicebox Nachrichten löschen
Die Voicebox Nachrichten können auf zwei arten gelöscht werden.
Variante 1.
Neben dem Sprachnachrichten Speicher klicken Sie auf das Symbol (5.1) Danach öffnet sich das Nachrichten Löschen Fenster (5.3). Wählen Sie das gewünschte Datum aus, wie weit zurück die Nachrichten gelöscht werden sollen (5.4). Das vereinfacht die Löschung von mehreren Nachrichten zugleich.
Variante 2.
Hinter jeder aufgelisteten, gespeicherten Sprachnachricht finden Sie das Symbol (5.2) mittels Klick auf das rote X können die Voicebox Nachrichten einzeln gelöscht werden.