Knowledge Base - 1. Einleitung Cloud Telefonanlage

Die Einrichtung der phonestar* PBX, Cloud Telefonanlage, muss vorbereitet werden indem eine Übersicht über das Anrufverhalten jeder Telefonnummer erstellt wird.

Mit der phonestar* PBX, Cloud Telefonanlage, können Sie das Anrufverhalten von eingehenden Anrufen steuern. Zu berücksichtigen ist die Reihenfolge, welche die phonestar* PBX systematisch abarbeitet. Es gibt zwei Möglichkeiten die eingehenden Anrufe zu steuern:

1. Normales Anrufverhalten
2. Zeitgesteuertes Anrufverhalten

Die Möglichkeiten werden nachfolgend detailliert beschrieben:

1. Normales Anrufverhalten:

Die eingehenden Anrufe werden anhand des Anrufverhalten (Klingeln > Weiterleitung > Voicebox) systematisch gesteuert. Orange () bedeutet, dass die Funktion aktiv und grau () inaktiv ist. Mit einem Klick auf das Symbol gelangen Sie direkt ins entsprechende Menü.

Reihenfolge (Prioritäten) Steuerung eingehender Anruf:

1. Sprachmenü (IVR)

2. Nebenstellen

3. Weiterleitung

4. Voicebox

Link Endgerät (Telefon, App, Softphone PC) konfigurieren: https://support.phonestar.ch/help/de-de/16
Link Nebenstellen einrichten: https://support.phonestar.ch/help/de-de/125-nebenstellen/55
Link Weiterleitung einrichten: https://support.phonestar.ch/help/de-de/126-weiterleitungen/56
Link Voicebox einrichten: https://support.phonestar.ch/help/de-de/127-voicebox/57
Link Faxbox einrichten: https://support.phonestar.ch/help/de-de/128-faxboxen/58
Link automatische Anrufvermittlung eirnichten: https://support.phonestar.ch/help/de-de/129-sprachmenu-ivr/59

2. Zeitgesteuertes Anrufverhalten

In diesem Fall werden die Nebenstellen auf AUS geschaltet, damit die eingehenden Anrufe direkt über die Weiterleitungen gesteuert werden können. Bei der Weiterleitung können die Nebenstellen sowie externe Telefonnummer eingetragen werden.

Reihenfolge (Prioritäten) Steuerung eingehender Anruf:

1. Weiterleitung

2. Voicebox

Beispiel:

1. Die Endgeräte können ganz normal konfiguriert werden und sind danach über die Weiterleitung erreichbar. In diesem Beispiel werden die Nebenstellen 21 und 22 verwendet. Die Nebenstellen-Nr. dienen zusätzlich als interne Kurzwahlen und können selber definiert werden.

2. Bei der Weiterleitung können die Nebenstellen sowie externe Telefonnummer eingetragen werden. Die Nebenstellen 21 und 22 werden nun direkt in der Weiterleitung eingetragen. Genau gleich kann die Voicebox direkt in den Weiterleitungen eingebunden werden. Sämtliche Einstellungen können individuell eingerichtet werden.

Hinweis: Bei einer gleichzeitigen Weiterleitung ist zu berücksichtigen, dass wenn 1 Endgerät, also Nebenstelle oder externe Nummer, den Anruf abnimmt der Ringruf beendet ist. Eine Weiterleitung auf die Voicebox wird automatisch am Ende der Weiterleitung gesetzt und diese reagiert erst, wenn sämtliche Weiterleitungen ausgeführt wurden.

Nachfolgend werden die einzelnen Symbole im aktiven () Zustand beschrieben:

Nebenstellen (Endgeräte/Telefone) klingeln

Der eingehende Anruf soll auf den Nebenstellen (Endgeräten/Telefonen) klingeln. Als Nebenstelle wird jedes Telefon bezeichnet, welches mit der phonestar* PBX, Cloud Telefonanlage, verbunden ist. Als Telefon können unlimitiert Tischtelefone, Dect-Telefone, Apps oder Softphone für den Computer oder Laptop eingesetzt werden. Pro Endgerät wird eine separate Nebenstelle benötigt, dadurch sind die Nebenstellen untereinander durch die Kurzwahl erreichbar.

Weiterleitungen / Ringrufe

Der eingehende Anruf soll weitergeleitet werden. Pro Telefonnummer können Sie unlimitiert Anzahl zeitgesteuerte Weiterleitungen oder Ringrufe einrichten.

Voicebox

Der eingehende Anruf wird auf eine Voicebox weitergeleitet. Die Voicebox kann gleichzeitig für mehrere Telefonnummern eingesetzt werden. Dabei können Kunden eine Nachricht hinterlegen oder Sie informieren den Kunden, dass zum aktuellen Zeitpunkt alle Mitarbeiter besetzt sind oder ausserhalb der Öffnungszeiten anruft.

Sprachmenü (IVR)

Der eingehende Anruf wird auf das Sprachmenü (IVR) geleitet. Das Sprachmenü bietet Ihnen die Kunden mittels einer Information z.B. Herzlichen Willkommen bei phonestar* oder einer komplexen Unternehmensstruktur den Kunden zu durch ein Menü zu steuern z.B. Wählen Sie 1 für Deutsch, wählen Sie 2 für Englisch usw..

Adresse

Die hinterlegte Adresse ist ausschliesslich für Notrufe. Aufgrund der Postleitzahl wird der Notruf an die verantwortliche Dienststelle weitergeleitet. Grundsätzlich werden die Notrufe an die hinterlegte Postleitzahl in Ihrem phonestar* Anschluss gesendet. Wenn eine Telefonnummer an einem anderen Standort benutzt wird, kann die Adresse für die Notruf-Meldung und das korrekte Routing für die entsprechende Telefonnummer separat hinterlegt werden.